コンプライアンス体制の構築方法

社内コンプライアンスの統制を図るためには、コンプライアンス体制の構築が欠かせません。まずは基本的な体制の構築方法を解説しますので、ぜひ参考にしてください。

・上層部の意識改革

体制構築のためには、まず上層部がコンプライアンスの重要性を認識し、意識を改革することが重要です。

社内全体でコンプライアンス意識を向上させるためには、ある程度の労力や費用がかかりますので、二の足を踏む経営者も少なくありません。しかし、近年はコンプライアンスを重視する企業が増えており、コンプライアンス違反が発生したときのリスクも大きくなっています。企業運営に悪影響を及ぼす可能性も高まりますので、上層部からコンプライアンス意識を高め、社員の模範となることが大切です。

・担当者の配置

コンプライアンス体制を構築する際には、担当者を配置するのが基本です。コンプライアンス専門の部署を設けるのが理想的ですが、人材が不足しがちな中小企業では、人事部や総務部が兼任する場合も珍しくありません。

担当者が決まったら、コンプライアンスのガイドラインを作成します。ゼロからガイドラインを作成するときは、WEBサイトなどで公開されている書式を参考にするとスムーズです。作成後は全社員がいつでも見られるように、就業規則とセットにして保管してください。

・コンプライアンス研修・セミナーの実施

社員一人ひとりのコンプライアンス意識を高めるためには、ガイドラインを作成するだけでなく、研修やセミナーを実施して意識を浸透させなければなりません。半年～1年ごとの定期的な研修に加え、コンプライアンスに関する問題が発生したときなど、適切なタイミングで追加研修を行うと効果的です。

コンプライアンス体制を構築しないリスク

コンプライアンス体制のない企業には様々なリスクがありますので、注意が必要です。具体的なリスクについて見ていきましょう。

・取引先や消費者からの信頼が落ちる

コンプライアンス体制の構築は、法律や社会の規範、倫理を守る企業体制を構築することにつながります。コンプライアンス体制のない企業は、取引先や消費者から法律や倫理を守る意識が薄い企業だと捉えられ、信頼度が下がりかねません。

・社員の責任感が下がり、優秀な人材が流出する

コンプライアンス体制ができていない企業の社員は、社会人としてのマナーやルールを習得しておらず、責任感が低下しやすい点もリスクの一つです。責任感を持たず仕事を続けると、多方面でトラブルが発生しやすくなり、企業としての信頼も失墜しかねません。また、労働環境が悪化し、優秀な人材が流出する原因にもつながります。

・問題が発生したときの対応が遅れる

コンプライアンス意識の高い企業は、トラブル発生時の対処法を社員間で共有し、スピーディーに対応できる体制が構築されています。一方、コンプライアンス意識の低い企業はトラブルへの危機意識が薄く、対応が遅れるケースが少なくありません。誤った対応でさらに問題が悪化することもありますので、注意してください。